هي احدى وحدات المركز المرتبطة بالعميد إداريا بشكل مباشر يدير هذه الوحدة ثلاث موظفات يحملن شهادة البكالوريوس باختصاصات متنوعة
المهام الوظيفة للوحدة :-
– مسؤولية وحدة شؤون المواطنين التابعة لمكتب العميد بما فيها من طلبات وكتب رسمية وادخال بيانات الكتب والطلبات والحصول على الكود وتقديم الاحصائيات الشهرية الخاصة بالوحدة لمكتب رئيس الجامعة.
– تصدير الكتب الرسمية السرية وحفظها
– تسجيل البريد الوارد الى السيد العميد والاهتمام بسرعة الاجابة وتوزيع الوارد الى الشعب والوحدات وحفظ الصادرة
– طباعة الكتب الرسمية الخاصة بمكتب العميد وبعض الكتب التابعة لوحدات المركز
– تقديم الطلبات الخاصة بمكتب العميد
– تنظيم السجل الخاص بحضور وانصراف الاساتذة وتقديم موقف الحضور والانصراف والاستفسارات لأساتذة المركز, وعمل تقرير البصمة الخاص بحضور الموظفين
– التواصل هاتفياً مع المواطنين وترتيب اللقاءات والاجتماعات
مع السيد العميد وتنظيم استقبال الموظفين والتدريسين والطلبة مع السيد العميد
– تسجيل الاجازات والاجازات الزمنية بالسجل الخاص بمكتب الـعميد
– تبليغ الاعمامات رسمياً وتحريرياً للأساتذة والتواصل والاشراف ومتابعة الكتب الرسمية
– تسجيل الطلبات بدفتر الذمة
– تحضير الاجتماعات واللقاءات الخاصة بالعميد والاشراف عليها وتسجيل القرارات التي تصدر عنها وتعميم ما يلزم منها
مهام وحدة القلم السري
– الحرص على ادخال جميع الكتب الواردة إلى القلم السري وارسال نسخ من المصادقات للسيد المعاون العلمي لغرض اصدار الأوامر المتعلقة بفقرات مجلس المركز التي تم المصادقة عليها.
– يقوم مسؤول القلم السري ( الصادرة السرية ) كحلقه وصل تربط اللجان العلمية والقانونية ومجلس المركز مع أعضاءه.
– يتم ارشفه كل ما يخص القلم السري بصورة دورية ومستمرة حيث يتم حفظ نسخة منه لدى الجهات المعنية ونسخة اخرى لدى المسؤول.
– الاهتمام بتنظيم ملفات الحفظ الخاصة بالقلم السري من حيث التواريخ والتصنيف لسير العمل بشكل منتظم ومستمر
– الاجابة على الكتب التي تتطلب الإجابة في الوقت المحدد لها و الحرص على متابعة اجابه البريد الوارد الى الشعب والوحدات التابعة الى المركز